Projektbegleitung – was ist das?

Immer öfter wird auch bei Bauprojekten die Funktion einer externen Projektbegleitung besetzt. Dabei handelt es sich jedoch nicht um die Tätigkeiten des operativen Projektmanagements. Die externe Projektbegleitung hat eine primär unterstützende Funktion für die Projektleitung während allen Projektphasen, also von der Projektvorbereitung bis zum Projektabschluss. Sie stellt also im Organigramm eines Bauprojektes eine Stabstelle neben der operativen Projektleitung dar.

Im Wesentlichen gibt es drei zentrale Tätigkeitsbereiche für die Projektbegleitung bei einem Bauprojekt:

  • Projektstrukturierung & -abwicklung
    In der Projektvorbereitungsphase unterstützt die Projektbegleitung die Projektleitung bei der Festlegung der Projektziele, bei Auswahl der an der Projektplanung zu beteiligenden Planer und Konsulenten samt Erstellung der Leistungsvereinbarungen, bei der Definition der Projektprozesse und bei der Termin- und Kosten-/Budgetplanung. Im Zuge der Projektabwicklung hilft die externe Sicht und Projektbegleitung, z.B. Schwachstellen in der Planung aufzudecken und neue Ansätze im Projektteam durchzusetzen.
  • Projektmonitoring & -reporting
    Eine wesentliche Aufgabe der Projektbegleitung ist die laufende Kontrolle von Fortschritt und Zielerreichung insbesondere in den Phasen der Planung, Ausführungsvorbereitung und Ausführung. In regelmäßigen – meist quartalsweisen – Projektstatusberichten fasst die Projektbegleitung den aktuellen Umsetzungsstand fachgerecht verständlich und vorausschauend zusammen. Wichtige Informationen zum Kosten- und Terminstatus bilden in diesen Projektstatusberichten der Projektbegleitung eine zentrale Entscheidungsgrundlage für die Projektleitung.
  • Projektkommunikation
    Die interdisziplinäre Herangehensweise in Planung und Ausführung von Bauprojekten macht spezifische Kommunikationskonzepte innerhalb des Projektteams sowie nach aussen zu den Projektumwelten erforderlich. Neben der Kommunikationsplanung und Öffentlichkeitsarbeit in Projekten gehören auch Beratung hinsichtlich Führung, Teamarbeit und Projektkultur zu den Aufgaben der Projektbegleitung. Die Projektbegleitung unterstützt also die Projektleitung bei der Kommunikation mit den relevanten Stakeholdern durch die Aufbereitung von Projektresultaten und Entscheidungsgrundlagen und berät in strategischen und taktischen Belangen.

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