Die Projekt-Dropbox

DropboxDropbox ist ein ganz famoser Cloudservice, um Dateien aller Art auf mehreren Geräten synchron zu halten und/oder mit anderen zu teilen – sofern man das möchte und entsprechende Berechtigungen dafür erteilt. Daher ist Dropbox natürlich auch bestens für den Datenaustausch in Projektteams geeignet. Und mit ein bisschen Handarbeit lässt sich daraus sogar eine ganz passable Projektablage basteln. 

In der Basisversion ist Dropbox kostenlos und kommt mit 2 GB Speicherplatz daher. Diese 2 GB lassen sich in Schritten zu je 0,5 GB für jede angenommene Einladung eines weiteren neuen Users auf bis zu 18 GB ausbauen. Daneben gibt es eine kostenpflichtige Pro-Version und eine ebenso kostenpflichtige Unternehmenslösung. In diesem Artikel geht es darum, mit der kostenlosen Basisversion eine einfache aber wirkungsvolle Projektablage zusammenzuschrauben. Und das ist in drei Schritten erledigt:

Schritt 1: Dropbox-Account einrichten

Den Dropbox-Account richtet am besten der Projektmanager mit einer vorher eingerichteten Projekt-eMail-Adresse ein (außer man verwendet lieber die eigene). An diese Adresse werden dann alle Benachrichtigungen aus der Dropbox gemailt.
Als Accountname kann auch der Projektname verwendet werden.

PDB_Register

Nach dem Klick auf „Registrieren“ und dem Bestätigen des neuen Accounts über den Link in der Anmelde-eMail von Dropbox kann’s schon losgehen.
Wer schon einen Dropbox-Account auf seinem Rechner benutzt, kann bei Lifehacker nachlesen, wie man mehrere Dropbox-Accounts auf einem Mac oder PC betreibt. Und wem das zu viel Aufwand ist, der verwendet für die Projekt-Dropbox einfach nur den Webclient im Browser. Das bietet sogar ein paar Vorteile, die man in der Dropbox-App am Rechner nicht hat (z.B. Fotoalben, Zugriffshistorie, etc.). Aber dazu weiter unten mehr …

Schritt 2: Verzeichnisstruktur anlegen

In diesem Schritt gilt das Motto „less is more – more or less„. Die Verzeichnisstruktur sollte natürlich der Projektaufgabe angemessen sein, aber trotzdem möglichst einfach und „flach“ gehalten werden.
Ich habe mich dazu vor ein paar Jahren mal im ProjektMagazin.de ausgelassen.
Auch die Bezeichnung der Dateien spielt natürlich gerade bei einer von mehreren Teilnehmern gemeinsam genutzten Projektablage eine Rolle und sollte in Form einer klaren Konvention vorgegeben sein.

PDB_Verzeichnisse

Schritt 3: Berechtigungsmatrix erstellen

Je transparenter und nachvollziehbarer die Zugriffsrechte vergeben werden, umso erfolgreicher klappt’s auch mit der Projekt-Dropbox. Am einfachsten legt man sich dazu eine Tabelle an, in der die Verzeichnisse der Dropbox in den Zeilen aufgelistet sind und die Personen mit Zugriffsrechten in den Spalten.
In den Zellen der so entstehenden Matrix können dann die Berechtigungen durch z.B. ein „L“ für den reinen Lesezugriff und ein „S“ für den Zugriff mit Schreibrechten dargestellt werden. Diese Berechtigungsmatrix legt man dann in einem für alle Projektbeteiligten zugänglichen Verzeichnis (z.B. Projektinfos) ab.

Bei der Vergabe von Zugriffsrechten sind folgende Besonderheiten von Dropbox zu beachten:

  • Zugriffsberechtigungen vererben sich weiter! Das bedeutet, dass der Zugriff auf ein Verzeichnis auch alle darunter liegenden Inhalte (Dateien und weitere Verzeichnisse bzw. Ordner) inkludiert.
  • Zugriffsrechte können auch für einzelne Dateien vergeben werden.
  • Leserechte erhält ein Benutzer dann, wenn er nur den Link zu einem Ordner oder einer Datei auf der Dropbox über die Funktion „Link freigeben“ bekommt. Dieser Link ermöglicht es aber, den jeweiligen Ordner samt Inhalt bzw. die so verlinkte Datei lokal zu speichern und dann auch zu verändern.
  • Schreibrechte erhält ein Benutzer nur, wenn man ihm auch die entsprechenden Ordner mit der Funktion „Zu Ordner einladen“ dafür vollständig freigibt.
  • Fazit

    Man kann also aus Dropbox eine ganz passable Projektablage in der Cloud basteln, die obendrein nichts kostet. Durch das schlichte, aber intuitiv zu bedienende Webinterface ist Dropbox jedem FTP-Server deutlich überlegen. Und wer die Zugriffsberechtigungen noch feiner aufdröseln möchte und zudem mehr Speicherplatz braucht, der sollte mal einen Blick auf Dropbox für Unternehmen werfen. Das ist dann allerdings kostenpflichtig, aber immer noch günstiger, als andere Services und Cloudlösungen.

    Drei tolle Features seien abschließend noch erwähnt, die Dropbox auch in der kostenlosen Version bietet:

  • Fotos & Fotoalben: Dafür gibt es einen eigenen Ordner in der Dropbox. Dort sammelt Dropbox automatisch aus allen anderen Ordnern Fotos zusammen, die man dann in der Webversion zu Alben zusammenfassen kann. Für die Fotodokumentation eines Projektes ist das bestens geeignet.
  • Aufzeichnungen der Zugriffe: Über die Funktion „Änderungen“ in der Webversion kann zurückverfolgt werden, wer wann was bearbeitet bzw. angesehen hat. Dropbox dokumentiert die gesamte Zugriffshistorie automatisch.

    PDB_Zugriffshistorie

  • Versionsverwaltung: Mit der Funktion „Previous versions“ im Kontextmenü (Rechtsklick auf den jeweiligen Dateinamen) hat man Zugriff auf alle in Dropbox gespeicherten Versionen einer Datei. Damit kann man beispielsweise einen älteren Bearbeitungsstand ansehen oder wiederherstellen.

    PDB_Versionsverwaltung

  • 4 Gedanken zu „Die Projekt-Dropbox

    1. Pingback: Dropbox für Bauprojekte nutzen – Internet für Architekten

    2. Hallo Herr Mathoi,

      ich plädiere auch ganz klar für eine gemeinsame Projektablage. Das vermeidet E-Mail-Flut und Wartezeiten. Zur Verzeichnisstruktur hätte ich noch ein paar Anmerkungen.

      Ich würde z. B. im Ordner für die Ausführungsphase (04) noch Unterordner für die einzelnen Phasen oder Meilensteine vorsehen, damit man diese Dokumente schnell archivieren kann. Zudem sollte man für wichtige Dokumente immer einen Ordner haben, in dem nur die aktuelle Version liegt.

      Beste Grüße, Jan Fischbach

      (Mehr Ideen zum Thema Projektablage haben wir in einem eigenen E-Book zusammengefasst: http://www.teamworkblog.de/2014/04/hinweis-unser-buch-uber-projektablage.html)

    3. Danke für den Kommentar und die Idee zur Verzeichnisstruktur. Für Bauprojekte hat sich allerdings in der Praxis eine Gewerke- bzw. Auftragsweise Struktur in der Ausführungsphase bewährt. In der Planungsphase ist das wieder ganz anders, dort bietet die Meilenstein- bzw. Phasenweise Untergliederung (z.B. Vorentwurf, Entwurf, etc.) bessere Übersicht. Das eBook klingt spannend, werde ich mir gerne durchlesen …

    4. Pingback: Apptipp: Outlook für iOS | MATHOI PROJEKT MANAGEMENT

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