Lean Coffee

leancoffeeWas haben Kaffee und Besprechungen gemeinsam? Einiges, so viel ist schon mal klar. Aber Lean Coffee, was ist denn das nun schon wieder? Und was hat das mit Projektbesprechungen zu tun? Zumindest genau so viel, wie das beliebte Heißgetränk und sogar ein bisschen mehr … 

Themenüberfrachtete Tagesordnungen und viel zu breit angelegte Besprechungsteilnehmerkreise sind nicht gerade Zeichen von Effektivität und Produktivität. Da kann es mitunter vorkommen, dass man sich am Ende einer solchen Besprechung fragt, was man da jetzt eigentlich gemacht hat. Und wo waren denn die zündenden Ideen und guten Lösungsansätze für das Projekts geblieben? Genau da setzt Lean Coffee als alternative Möglichkeit zur Moderation von Besprechungen an, um mehr Kreativitätspotential in Gesprächen freizusetzen.

Lean Coffee wurde 2009 in Seattle von Jim Benson und Jeremy Lightsmith erstmals angewendet. Im Wesentlichen ist Lean Coffee eine auf Personal Kanban basierende Moderationsmethode für zielgerichtete und produktive Besprechungen in Gruppen mit max. 5 bis 7 Personen.

Zu Beginn des Meetings schlägt jeder Besprechungsteilnehmer seine Themen vor, indem diese auf Post-It’s oder Stattys geschrieben und dann auf ein Kanban-ähnliches Agenda-Board geklebt werden. Das Angenda-Board ist in drei Spalten gegliedert, anhand derer auch der Ablauf eines Lean Coffee gut erklärt werden kann:

  • Die “Themen”-Spalte: Dort werden zunächst alle Themen ohne Reihung gesammelt. Jeder Themenvorschlag wird dann in ein bis zwei Sätzen kurz erklärt. Die Prioritätenreihung der Themen wird anschließend durch eine Abstimmung vorgenommen. Dazu bekommt jeder Teilnehmer zwei bis drei Stimmen und kann diese an ein oder mehrere Themen bei der Abstimmung vergeben. Der Moderator markiert die abgegebenen Stimmen z.B. durch Punkte auf dem jeweiligen Thema. So entsteht eine Reihung der Themen über die Anzahl der abgegebenen Punkte zu jedem Thema. Alternativ können die Teilnehmer bei der Abstimmung die Punkte auch selbst direkt auf die Themen aufkleben.
  • Die “Im Gespräch”-Spalte: Das Thema mit den meisten Punkten wird vom Moderator als Erstes aus der Themenspalte in die mittlere bzw. zweite Spalte verschoben und die Diskussion kann beginnen. Bei einer Vielzahl an Themen ist es sinnvoll, die Diskussionszeit mit maximal 15 Minuten für Themen mit vielen Prioritätspunkten und maximal 5 bis 10 Minuten für jene mit wenigen Punkten zu beschränken.
  • Die “Besprochen”- oder “Ausdiskutiert”-Spalte: besprochene bzw. erledigte Themen wandern dann in die dritte und letzte Spalte. Für die Dokumentation der Gesprächsinhalte und der generierten Lösungsansätze oder Ideen ist entweder der Moderator oder derjenige Teilnehmer verantwortlich, der das Thema vorgeschlagen hat (am besten mit iPROT.info).

Ein wesentlicher Vorteil der Lean Coffee-Methode liegt in der quasi demokratisch erstellten Agenda, aus der eine hohe Akzeptanz und Identifikation mit den Besprechungsthemen resultiert. Besonders gut geeignet erscheint Lean Coffee für kreative Prozesse, z.B. zur Abstimmung eines Funktionsbedarfs an ein Bauwerk oder eine Projektzielanalyse in der Projektvorbereitungsphase.
Übrigens ist die Besprechung dann zu Ende, wenn alle Themen in der dritten Spalte am Agenda-Board angekommen sind.

Artikelbild: “Coffee Crawl” von Marissa auf flickr.com

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