Aufgabenmanagement mit Evernote & ToDoist

pipelineEvernote ist eine geniale App und hat viele Vorteile. Wenn’s in Richtung Aufgabenmanagement geht, dann darf man von Evernote jedoch nicht allzuviel erwarten. Aber das ist auch nicht weiter tragisch, denn zum einen ist das Aufgabenmanagement nicht der Sinn und Zweck von Evernote und zum anderen gibt’s ausgezeichnete Tools und Apps, die Evernote in dieser Sache sprichwörtlich unter die Arme greifen. Eine davon ist ToDoist. Die App habe ich hier im Blog schon vor einiger Zeit vorgestellt. Verbindet man Evernote und ToDoist, dann entseht ein richtiges Power-Duo für das Produktivitäts- und Aufgabenmanagement. 

Evernote ist als digitales Notizbuch der ideale Speicher für alle möglichen Referenzmaterialien. Ich nutze Evernote sehr häufig und intensiv, zum Beispiel auch für die Vorbereitung und Nachbereitung von Projektbesprechungen. Aufgaben, die dabei entstehen, fasse ich dann gerne in der Notiz zur Besprechung in einer Checkbox-Liste zusammen

besprechungsnotiz_ev

Natürlich kann man sich mit der Erinnerungsfunktion von Evernote nun zu einem beliebigen Zeitpunkt quasi einen Wecker für die Besprechungsnotiz einstellen. Aber meist erledige ich nicht alle Aufgaben auf einmal zu einem bestimmten Zeitpunkt, sondern möchte das granularer für jede Aufgabe einstellen können. Und da kommt ToDoist ins Spiel. Damit man jetzt aber nicht alle Aufgaben aus der Besprechungsnotiz von Evernote manuell nach ToDoist übertragen muss, kann man das auch automatisieren. Seit Anfang Juni gibt es dazu eine direkte Schnittstelle für Evernote in ToDoist, die sich PowerApp nennt. Diese Schnittstelle hat aber den Nachteil, dass man Evernote und ToDoist zunächst auf Notizbuch- bzw. Projektebene miteinander verknüpfen muss. Will heissen, dass alle oder auch nur ausgewählte Notizbücher in Evernote dann zu Projekten in ToDoist werden. Sobald also in einem der Notizbücher eine Evernote-Notiz einen Reminder erhält, wird daraus automatisch eine Aufgabe in ToDoist und umgekehrt, wenn eine Aufgabe in ToDoist in einem mit Evernote verknüpften Projekt angelegt wird, dann wird daraus auch eine Notiz in Evernote.
Für mich ist das derzeit so noch nicht brauchbar. Denn ich möchte eigentlich nur die Aufgaben in der Checkbox-Liste aus meiner Besprechungsnotiz nach ToDoist übertragen. Genau diese Aufgabe übernimmt TaskClone automatisch im Hintergrund für mich. Alles was ich dafür tun muss, ist die Besprechnungsnotiz in Evernote mit einem bestimmten Schlagwort versehen (bei mir lautet das @ToDo) und schon wandern die Aufgaben aus der Checkbox-Liste automatisch als einzelne Aufgaben im Eingangskorb von ToDoist, garniert mit einem Link zur Evernote-Notiz.

von_ev_nach_td

Die via TaskClone von Evernote nach ToDoist übertragenen Aufgaben werden in ToDoist auf Wunsch (das ist einstellbar) mit “|EV|” und in Evernote mit “|TD|” gekennzeichnet. Damit ist sofort ersichtlich, ob die Aufgaben korrekt übertragen wurden. Leider wird er Erledigungsstatus nicht zwischen den beiden Apps synchronisiert und man muss – sofern man das möchte – die in ToDoist als erledigt markierten Aufgaben manuell in der Evernote-Notiz ebenfalls als erledigt markieren. Aber vielleicht schiebt TaskClone dafür bald ein Update nach.

Natürlich muss man die direkte Schnittstelle zwischen den beiden Apps mit Hilfe von ToDoist’s PowerApp in nächster Zeit im Auge behalten. In wie fern eine gemeinsame verschachtelte Anwendung von PowerApp und TaskClone Sinn macht, werde ich mir noch genauer ansehen und dann eventuell darüber hier berichten.

Artikelbild: “Pipe Break” von Scott Pakulski auf flickr.com

4 Gedanken zu „Aufgabenmanagement mit Evernote & ToDoist

  1. Hallo Thomas,

    Dein Blog wie immer spannend. Ein Frage:

    Wie sind deine Erfahrungen mit OneNote im Gegensatz zu Evernote?

    Ich war lange am Testen und Überlegen, was ich jetzt präferieren soll.
    Bin zur Zeit auf Grund etwas besserer Formatierungsmöglichkeiten (Einrücken, Nummerierung, Punktation etc) und der Möglichkeit schnell eine Skizze dazu zu zeichnen (Skitch hat mich da nicht überzeugt) wieder zu OneNote übergegangen.

    Bitte deine Erfahrung dazu.

    LG

    Alfred

  2. Danke für Deinen Kommentar, Alfred – und auch für’s Lob 😉
    Mit OneNote habe ich leider viel zu wenig Erfahrungen und kann daher keinen aussagekräftigen Vergleich anstellen. Für meine Arbeitsweise eignet sich Evernote einfach so gut, dass ich keine Alternative (derzeit) in Betracht ziehe(n muss). Was Skizzen betrifft, so arbeite ich gerne mit einem Notizbuch von Moleskine und scanne das dann z.B. mit Scannable nach Evernote.

  3. Hallo und danke für den Artikel. Ich bin beim Suchen einer Funktion auf deinen Artikel gestoßen und habe die Antwort leider noch nicht: Wie kann ich mich von Evernote Regelmäßig an eine Liste (zB. tägliche To Do´s) erinnern lassen? ich kann zwar eine einmalige Erinnerung einstellen, aber wie mache ich das „jeden Mo,MI, Fr“? z.B. danke für den Hinweis und alles Gute!

  4. Hi Sarah, Evernote kann leider keine wiederkehrenden Erinnerungen. Solche wiederkehrenden Erinnerungen kannst Du am besten mit Apps wie OmniFocus, ToDoist, Wunderlist udgl. umsetzen. Wenn Du Deine ToDo-Liste in Evernote führen möchtest und z.B. alle Deine ToDo’s in einer Notiz verwaltest, dann könntest Du Dir alternativ diese ToDo-Listen-Notiz entweder in der rechten Leiste ganz oben als Favorit ablegen und jeden Tag mit einem Klick dort reinschauen. Oder Du legst diese ToDo-Listen-Notiz mit einem Erstelldatum in ferner Zukunft an (das kann man in den Notiz-Informationen einstellen bzw. verändern), damit bleibt diese Notiz in Deiner Notizliste immer ganz oben und Du verlierst sie nicht (so leicht) aus den Augen. Als dritte Möglichkeit könntest Du natürlich jeden Tag auf’s Neue eine Erinnerung für den nächsten Tag einstellen – zumindest so lange, bis Evernote dann wiederkehrende Erinnerungen implementiert hat 😉

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