Drei Tipps für einen Projektkaltstart

Schon mal versucht, in einen fahrenden Zug zu springen? Nicht in einen, der gerade aus dem Bahnhof rollt, sondern in einen ICE in voller Fahrt auf freier Strecke. Nein? Was zunächst wie eine Aufgabe für Chuck Norris klingt, ist bei (Bau)Projekten keine Seltenheit. Die Rede ist von einem bereits gestarteten Projekt, bei dem aus verschiedensten Gründen (doch noch) ein Projektmanagement oder eine Projektsteuerung installiert werden soll. 

Streng nach Lehrbuch beginnt man im Allgemeinen bei einem Projekt erst dann mit der Umsetzungsphase (bei Bauprojekten gehört zur Umsetzungsphase auch die Planung des Bauwerks; siehe dazu auch hier), wenn das Projekt zunächst organisatorisch und inhaltlich klar aufgesetzt ist. In der Praxis allerdings zeigt sich allerdings (immer öfter), dass insbesondere eine Projektsteuerung erst zu einem späteren Zeitpunkt installiert wird, wenn das Projekt bereits “läuft”. Für diejenige bzw. denjenigen, die bzw. der in diese Rolle schlüpft, fühlt sich das dann schon mal so an, wie der oben erwähnte Sprung in den fahrenden Zug. Abgeleitet vom sprichwörtlichen Sprung ins kalte Wasser bzw. vom Kaltstart eines Verbrennungsmotors, bei dem der Motor den Betrieb aufnimmt, ohne dass voher Kühlwasser und/oder Öl vorgewärmt wurden, bezeichne ich so eine Situation als Projektkaltstart.

Die Gründe für die nachträgliche Installation eines Projektmanagers oder einer Projektsteuerung in einem laufenden Projekt können vielfältig sein. Von einem drohenden Scheitern des Projekts bis hin zum Personalwechsel in der Projektführung reicht die Palette. Unabhängig vom Grund gilt es bei einem Projektkaltstart sehr feinfühlig und rücksichtsvoll vorzugehen. Drei Dinge finde ich dabei besonders wichtig, damit aus dem Projektkaltstart kein Projektneustart oder -abbruch wird:

  • Möglichst rasch Halt im Projekt(team) finden und Vertrauen aufbauen: Das klingt zwar ganz einfach, ist es aber nicht. Ein Projektkaltstart – also der Sprung in einen fahrenden Zug – ist für alle Projektbeteiligten eine herausfordernde Situation. Nicht für den oder die neu hinzukommenden Projektteammitglieder, sondern auch für alle, die schon an der Projektumsetzung arbeiten. Die Integration von neuen Projektteammitgliedern ist zudem stark von den Personen bzw. Persönlichkeiten im bereits bestehenden Projektteam abhängig. Das gilt insbesondere für neue oder neu zu besetzende Führungs- und Managementfunktionen. Jedenfalls sollte das eigene Rollenverständnis bei einem Projektkaltstart ganz auf Servicestelle für das Projektteam ausgerichtet sein und dementsprechend klar dargestellt sowie aktiv unterstrichen werden.
  • Neue strukturelle, organisatorische Vorgaben und Prozesse minimal aber effektiv halten: Eine Umstrukturierung und Neugestaltung der Projektprozesse und Projektorganisation ist vermutlich in den meisten Fällen nicht notwendig (außer es ist vom Projektauftraggeber ausdrücklich gewünscht). Daher sollten diese nur dort ergänzt oder geändert werden, wo es noch sinnvoll und möglich ist. Einen Projektneustart gilt es (auch aus terminlichen Gründen) zu vermeiden.
  • Das Projekt am laufen halten und Informationsklarheit herstellen: Neben den laufenden Tätigkeiten in der Projektumsetzungsphase, die bei einem Projektkaltstart naturgemäß sofort aufzunehmen sind, sollen auch wesentliche Grundlagen und Informationen im Projektteam und mit den Stakeholdern klargestellt werden. Zentrale Projektdokumente und -unterlagen, wie zum Beispiel ein Projektauftrag (Ziele, Kosten, Zeit, Qualitäten/Quantitäten, Ressourcen), Projekt(termin)pläne udgl. sind zu aktualisieren und anzupassen, oder falls nicht vorhanden unverzüglich neu zu erstellen.

Artikelbild: “Steam locomotive” von Matija Grguric auf flickr.com

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