Die Planung der Planung

DasPlanungsgespenstIn der Projektvorbereitungsphase wird der Grundstein für den späteren Erfolg des gesamten Projekts gelegt. Die Ergebnisunterlagen dieser sprichwörtlichen Planung der Planung bilden die zentrale Grundlage für die danach folgende architektonische bzw. ingenieurtechnische Planung des Bauwerks. Daher ist es die Pflicht des Projektmanagers, in dieser Projektphase besonders sorgfältig und gewissenhaft zu arbeiten. 

Vor einiger Zeit habe ich hier im Blog den Unterschied zwischen der ingenieurtechnischen bzw. architektonischen Planung und jener Projektplanung, die der Projektmanager durchführt, beschrieben. Aber welche Ergebnisunterlagen bei der Planung resp. Vorbereitung der eigentlichen Planungsphase eines (Hoch)Bauprojektes erstellt werden soll(t)en, war damals nicht das zentrale Thema und ist deshalb unter den Tisch gefallen. Das hole ich jetzt gerne nach und verweise auf einen etwas älteren Artikel, den ich vor ein paar Jahren im ProjektMagazin.de veröffentlicht habe.

In diesem Artikel wurden anhand von vier konkreten Fragestellungen geklärt, wie die Zuständigkeiten im Planungsprozess abgegrenzt, die zu planenden Inhalte bzw. das Projektgebiet definiert, zeitliche Abhängigkeiten in einem Planungsterminplan dargestellt und organisatorische Randbedingungen für den Planungsprozess (z.B. Besprechungsorganisation, CAFM-Standards, etc.) vorgegeben werden können. Alle diese Tätigkeiten sind Bestandteile der Projektmanagementleistungen in der so genannten Projektvorbereitungsphase eines (Hoch)Bauprojektes. Dafür gibt es auch standardisierte Leistungsbilder, wie zum Beispiel jenes aus dem Leistungs- und Vergütungsmodell (kurz: LV.VM) für Architektur- und Ingenieurleistungen bei Bauprojekten. Die LV.VM-Leistungsbilder sind auf der Website der Kammer für Architekten und Ingenieurkonsulenten zum Download zur Verfügung gestellt. Mit dabei sind auch die Leistungsbilder für Projektleitung und Projektsteuerung.

Bei der Durchsicht dieser Leistungsbilder wird rasch deutlich, dass zur Projektvorbereitungsphase noch ein paar über die oben angeführten vier Fragestellungen hinausgehende Teilleistungen gehören. Denn spätestens in dieser ersten Projektphase müssen die Projektziele klar und deutlich gesteckt und das Projekt sowie dessen Inhalt (= scope) angegrenzt werden. Zudem erfolgt in dieser Phase auch eine Projektumfeldanalyse zur Identifizierung der sachlichen, zeitlichen und sozialen Projektkontexte. Inhaltliche Vorgaben für die spätere eigentliche ingenieurtechnische bzw. architektonische Planungsarbeit sind ebenfalls in dieser Projektphase zusammenzustellen und mit Auftraggeber und ggf. auch späteren Gebäudenutzern abzustimmen. Ergebnis dieser Tätigkeit an den inhaltlichen Vorgaben ist das so genannte Nutzerbedarfsprogramm, eine Art Pflichtenheft für die eigentliche Produktentwicklung (= Planungsprozess).

Die Projektvorbereitungsphase, die quasi die Planung der Planung darstellt, ist dann erfolgreich abgeschlossen, wenn folgende Ergebnisunterlagen abgestimmt mit dem Auftraggeber vorliegen, für die der Projektmanager resp. Projektsteuerer verantwortlich ist:

  • Projekthandbuch: fixe Bestandteile des Projekthandbuchs (kurz: PHB) sind insbesondere eine Projektbeschreibung bzw. der Projektauftrag inkl. Kostenrahmen (Budget), sowie als Ergebnis der Projektumfeldanalyse der sachliche, zeitliche und soziale Projektkontext, ein Projektstrukturplan samt Beschreibung der Aufgaben/Arbeitspakete (z.B. Leistungsbilder für die Planungs- und Konsulentenleistungen), der Steuerungsterminplan und ggf. projektspezifische und organisatorische Vorgaben (z.B. Besprechungsrhythmen der Projektgremien/-besprechungskreise, Rechnungsläufe, Freigabeworkflows, etc.)
  • Nutzerbedarfsprogramm: zum Nuzterbedarfsprogramm (kurz: NBP) gehören Ziel- und Nichtzieldefinition/-beschreibung, das Raum- und Funktionsprogramm sowie spezifische technische Vorgaben, die in der eigentlichen architektonischen und ingenieurtechnischen Planung zu berücksichtigen sind (z.B. Vorgaben hinsichtlich erforderlicher Raumlufttemperaturen, Ausstattung eines Arbeitsplatzanschlusses, etc.)
  • Beauftragungen all jener Architekten-, Ingenieur- und Konsulentenleistungen, die für die Planung des Bauwerks erforderlich sind

Eines sei an hier zum Abschluss noch erwähnt: ein zentraler Bestandteil des Steuerungsterminplans ist auch die zeitliche Eintaktung der Vergabeverfahren insbesondere für die bauausführenden Leistungen in einem so genannten Ausschreibungsterminplan. Denn daraus ergeben sich meist kritische Vorgänge, vor allem dann, wenn die Vorgaben des Bundesvergabegesetzes einzuhalten sind (z.B. für öffentliche Auftraggeber). Es wäre vermutlich zu spät, wenn man sich erst am Ende der Planungsphase bzw. zu Beginn der Ausführungsvorbereitungsphase darüber Gedanken macht.

Artikelbild: “lego minecraft 2113” von Lego Photo mureut auf flickr.com

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