ALPEN-Things

Die Alpen sind ein 1.200 Kilometer langer, europäischer Gebirgszug, der sich vom ligurischen Meer bis ins pannonische Becken erstreckt. Aber was haben die Alpen mit Aufgabenmanagement zu tun und wie kommt die App Things von Cultured Code dabei ins Spiel? 

Die Alpen sind eben nicht nur ein imposanter Gebirgszug, sondern auch eine von vielen Methoden für das Aufgabenmanagement. Die A-L-P-E-N-Methode wurde von Lothar J. Seiwert in den 1980er-Jahren entwickelt und publiziert. Es geht darum, in wenigen Minuten pro Tag einen schriftlichen Tagesplan zu erstellen. Gemacht wird das in einem systematischen Prozess mit fünf Arbeitsschritten. Diesen Prozess kann man auch mit der Aufgabenmanagement-App Things wunderbar umsetzen:

  • Schritt 1 – A wie Aufgaben: Im ersten Schritt geht es darum, alle Aufgaben zu sammeln und niederzuschreiben, die für den aktuellen Tag anstehen. Things bietet mit dem Eingangskorb und der Heute-Liste dafür die idealen Hilfsmittel. Im Eingangskorb können laufend sämtliche Aufgaben zunächst quasi formlos erfasst und aufgeschrieben werden. Übrigens wie bei der GTD-Methode auch. Eventuell fügt man auch gleich Referenzmaterialien wie beispielsweise eine Mail oder eine Textdatei den Aufgaben hinzu. Wenn man nun den Tag vorbereitet, kann man zunächst aus dem Eingangskorb die zu erledigenden Aufgaben auswählen und in die Heute-Liste verschieben. Selbstverständlich bietet Things auch die Möglichkeit, Aufgaben einem Projekt und/oder einem Verantwortungsbereich zuzuordnen.Das kann man wahlweise entweder vor oder nach dem Verschieben in die Heute-Liste zur besseren Strukturierung machen. Die Heute-Liste bietet darüber hinaus – die korrekten Einstellungen vorausgesetzt – auch eine Ansicht der anstehenden Termine aus dem Kalender. Das ist für den nächsten Schritt sehr hilfreich.
  • Schritt 2 – L wie Längen: Die Dauern für das Erledigen von Aufgaben abzuschätzen, ist eine der wesentlichen Elemente der ALPEN-Methode. Es geht dabei darum, sich nicht mehr vorzunehmen, als man an diesem Tag auch schaffen kann. Und dabei gilt es natürlich auch, alle anderen Verpflichtungen wie Termine und Aktivitäten zu berücksichtigen. Dazu ist die oben erwähnte Kalender-Vorschau mit den eingetragenen Terminen und Aktivitäten in der Heute-Liste von Things ideal. Somit hat man nicht nur die für den Tag geplanten Aufgaben, sondern eben auch die Termine und anderen Aktivitäten im Blick und kann damit den Tag besser vorbereiten. Für das Abschätzen des für das Erledigen von Aufgaben erforderlichen Zeitbedarfs – also der Dauern bzw. Längen – gibt es keine Faustregel. Das macht man am besten nach dem eigenen Gefühl bzw. den eigenen Erfahrungswerten. Things bietet dafür mit den Tags eine Funktion, mit denen man Aufgaben auch Zeitdauern zuordnen kann. Dazu erstellt man sich beispielsweise Tags wie <15 Minuten, < 30 Minuten, < 1 Stunde und < 3 Stunden.Diese Zeit-Tags ordnet man dann den Aufgaben zu, je nach der dafür erforderlichen Zeitspanne zum Bearbeiten. Damit bekommt man bei der Tagsplanung ein besseres Gefühl dafür, wie viele Aufgaben man auch tatsächlich schaffen kann. Wenn dann eben eine Aufgabe mit einem voraussichtlichen Zeitbedarf von bis zu drei Stunden ansteht, bekommt sie das Tag < 3 Stunden. Zudem weiß man dann, dass man sich für diesen Vor- oder Nachmittag besser nichts weiteres mehr vornimmt und die übrigen Aufgaben in die andere Tageshälfte, oder wenn die Termine im Kalender das nicht zulassen auch auf den nächsten Tag verschieben muss.
  • Schritt 3 – P wie Puffer: Bei der Planung eines Tages sollte man auch Zeit für Unvorhersehbares einplanen. Es kann immer wieder mal vorkommen, dass man überraschend zu einer Besprechung gerufen wird oder in einem längeren Telefongespräch quasi hängen bleibt. Um dadurch nicht unnötig gestresst zu werden und trotzdem noch ausreichend Zeit für die anstehenden Aufgaben zu haben, geht man bei der Tagesplanung nach der 60/40-Regel vor. Diese Regel fußt auf dem Ansatz, lediglich 60% der zur Verfügung stehenden Tagesarbeitszeit mit Terminen, Aktivitäten und Aufgaben zu verplanen. Die restlichen 40% bleiben als Pufferzeiten für eben Unvorhersehbares oder auch den Fall, dass die geschätzte Dauer für eine Aufgabe nicht ausreichend ist. Mit den Zeit-Tags in Things und der Kalender-Vorschau in der Heute-Liste kann man die 60/40-Regel in der Tagesplanung gut berücksichtigen. Und wem das Verhältnis von 60 zu 40 zu üppig erscheint, kann es auch mal mit 80 zu 20 versuchen.
  • Schritt 4 – E wie Entscheiden: In diesem Schritt geht es darum, jene Aufgaben zu identifizieren, die unbedingt an diesem Tag erledigt werden müssen. Es geht also um Prioritäten. Jetzt gibt es mehrere Philosophien, was die Vergabe von Prioritäten betrifft. Am effektivsten ist und bleibt aber, die wirklich wichtigen Aufgaben vom Rest zu unterscheiden. Und dafür genügt eine einzige Priorität: !wichtig. Mit diesem Prioritäts-Tag versehene Aufgaben in der Heute-Liste von Things müssen also unbedingt an diesem Tag erledigt werden. Und zwar unabhängig davon, ob der dafür vorgesehene Zeitbedarf ausreichend war.
  • Schritt 5 – N wie Nachkontrolle: Am Ende eines Tages, wenn alles erledigt ist, oder aber auch dann, wenn noch unerledigte Aufgaben auf der Heute-Liste stehen (hoffentlich keine mit dem Prioritäten-Tag !wichtig), dann wird es Zeit für die selbstkritische Reflexion. Und das ist – ungelogen – der schwierigste und zugleich wichtigste Arbeitsschritt der ALPEN-Methode. Zunächst gilt es, alle erledigten Aufgaben nochmals kritisch hinsichtlich der angesetzten Zeitdauern zu hinterfragen. Dazu ist es hilfreich, wenn in Things die erledigten Aufgaben nicht sofort aus der Heute-Liste ausgeblendet werden, wenn sie als erledigt markiert werden. Das kann in den Einstellungen von Things in der Rubrik Allgemein => Logbuch bewerkstelligt werden, indem man dort die Einstellung Jeden Tag aktiviert. So bleiben die erledigten Aufgaben bis zum Ende des Tages in der Heute-Liste und man kann die angesetzten Dauern über die Zeit-Tags aus Schritt 2 am Ende des Tages nochmals nachkontrollieren und die eigenen Erfahrungswerte damit verbessern. Als nächstes nimmt man sich jene Aufgaben vor, die nicht erledigt werden konnten und verschiebt diese auf einen der nächsten Tage. Dazu bietet Things die Geplant-Liste, mit der man ganz gleich wie in der Heute-Liste die geplanten Aufgaben und die Kalender-Vorschau im Überblick für die nächsten Tage serviert bekommt.

Zum Abschluss noch eine Ergänzung: Bei der Planung des Tages und insbesondere beim Schritt 2 kann man als fortgeschrittener Anwender auch die Pomodoro-Technik einfließen lassen.

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